Làm thế nào để viết được một bức thư xin thôi việc hoàn hảo để sếp và đồng nghiệp vẫn đánh giá cao trước khi "dứt áo ra đi" thì không phải ai cũng biết.

Thôi việc là một quyết định lớn trong những giai đoạn "làm công ăn lương" của dân công sở. Tuy nhiên, làm thế nào để viết được một bức thư xin thôi việc hoàn hảo để sếp và đồng nghiệp vẫn đánh giá cao mình cho đến tận những ngày cuối cùng trước khi "dứt áo ra đi" thì không phải ai cũng biết.

Mới đây Gary Burnison - CEO của công ty tư vấn quản lý toàn cầu Korn Ferry, đồng thời cũng là tác giả của những quyển sách nổi tiếng viết về lĩnh vực nhân sự đã có đôi điều chia sẻ với mục đích giúp những người sắp nghỉ việc có thể làm nên một bức thư xin thôi việc chỉn chu nhất.

Đầu tiên, trước khi đưa ra hướng dẫn cụ thể, vị CEO này chỉ ra 3 bức thư thường thấy nhất và cũng tệ hại nhất khiến cho sếp cảm thấy cực kỳ nhức mắt.

CEO Gary Burnison.

Bức thư trút giận

Đây là bức thư nóng như lò lửa, từng câu từng chữ thật nặng nề cứ như thể là người xin thôi việc đang tìm cách trút giận lần cuối trước khi ra đi. Từ đây có thể dễ dàng đoán được, người viết nên bức thư này ra đi trong hoàn cảnh thật sự không dễ chịu gì, có thể là một bất đồng gì đó hoặc một ý niệm tiêu cực giữa cá nhân đó với công việc.

Gary Burnison nhắc nhở rằng, trong mọi hoàn cảnh, dân công sở tuyệt đối không nên coi thư xin thôi việc là một công cụ trút giận, vì nó sẽ khiến bạn thiếu chuyên nghiệp. Chưa kể nó còn có khả năng phá hỏng mối quan hệ của bạn và sếp, chọc sếp phát tiết lên vì nhân viên vừa xin nghỉ đã "hổ báo cáo chồn".

Sếp tức giận thì chắc chắn bạn sẽ không có một lời giới thiệu nào thật tốt khi muốn sang công ty mới. Hoặc nếu sang được công ty mới nhưng việc không thuận lợi muốn quay về, bạn nghĩ sếp mình vừa chọc giận dạo nào có còn dang tay chào đón không?

Bức thư lý do lý trấu

Bức thư này có vẻ như cũng khá phổ biến. Tất cả nội dung chẳng có gì nhiều, chỉ tập trung duy nhất vào một điểm, đó là "lý do tôi xin thôi việc". Theo đó, người viết cứ luyên tha luyên thuyên, hết kể lý do này đến trình bày lý do nọ, hết nguyên nhân khách quan rồi đến nguyên nhân chủ quan. Cứ thế, bức thư xin thôi việc đơn thuần bỗng dưng biến thành một "diễn đàn" chia sẻ lý do xin thôi việc.

Gary Burnison nói, cho dù bạn đã chấp nhận một cơ hội mới, hay cần phải rời đi vì lý do cá nhân, thì lá thư xin thôi việc không phải là nơi để bạn nhấn mạnh lý do mình rời đi. Thay vào đó, hãy để những lý do kia được thốt ra từ chính miệng bạn trong cuộc thảo luận trực tiếp với sếp trước khi bạn gửi thư và chốt ngày ra đi.

Bức thư không phải là bức thư

Trong 3 kiểu thư xin thôi việc gây nóng mặt thì đây chính là bức thư đáng sợ nhất. Chính xác mà nói, nó không hẳn được xem là một bức thư vì nội dung chẳng có gì. Nó gọn gàng và nhanh chóng đến mức chỉ vỏn vẹn những câu đại loại như: "Em sẽ nghỉ việc vào ngày mai", "Em có công việc mới, tuần sau cho em nghỉ việc nhé..."

"Đây chính là cách ngấm ngầm tố cáo bạn đang lười biếng và không có một chút chuyên nghiệp nào" - Gary Burnison chia sẻ.

Vậy làm thế nào để có một bức thư xin thôi việc hoàn hảo?

Với câu hỏi trên, Gary Burnison dựa vào chân lý "Less is more" nói rằng, một bức thư gọn gàng, súc tích, truyền tải đủ và đúng những gì mà sếp muốn được thấy, chính là tất cả những gì mà dân công sở cần. Có 3 điểm bắt buộc phải đảm bảo trong một lá thư xin thôi việc như sau:

Chi tiết cần thiết: Nêu rõ chức danh, trình bày định từ chức và chốt ngày cuối cùng làm việc.

Giọng điệu tích cực: Câu từ lịch sự, chân thành, gửi lời cảm ơn trong suốt thời gian làm việc.

Trách nhiệm cuối cùng: Tóm tắt những gì sẽ được thực hiện trong giai đoạn bàn giao.

Và không chỉ như thế, để tăng thêm giá trị của bức thư xin thôi việc, Gary Burnison còn tiết lộ thái độ của mỗi cá nhân trước khi gửi thư cũng quan trọng không kém. Cụ thể, hãy chia sẻ với sếp về những tin tức riêng tư của bản thân, lý do xin thôi việc, cũng như là các vấn đề khiến bạn muốn nghỉ việc. Sau đó hãy thẳng thắn thảo luận chi tiết về kế hoạch ra đi, bàn bạc về việc bàn giao và giúp công ty tìm kiếm người thay thế. Kế đó mới đến phần gửi thư xin thôi việc.

Dưới đây chính là một bức thư xin thôi việc mà CEO Gary Burnison tâm đắc nhất trong suốt 20 năm làm việc của mình, anh chị em công sở nên tham khảo:

Gary thân mến,

Như chúng ta đã thảo luận trong cuộc thảo luận ngày hôm nay, tôi xin thôi việc ở vị trí [XXX], tại [XXX]. Ngày cuối cùng của tôi sẽ là [XXX].

Cảm ơn anh đã chỉ bảo tôi và cho tôi cơ hội để phát triển bản thân trong lĩnh vực này. Tôi thực sự rất thích thời gian làm việc ở đây và vô cùng biết ơn sự hỗ trợ của anh.

Trong thời điểm bàn giao, tôi sẽ tiếp tục sàng lọc các ứng cử viên để thay thế mình. Đồng thời gửi cho anh bạn một bản ghi nhớ nhắc lại tất cả những gì chúng tôi đã thảo luận về người sẽ tiếp quản các dự án hiện tại của tôi.

Xin vui lòng cho tôi biết nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể làm để làm cho quá trình bàn giao diễn ra suôn sẻ nhất có thể.

Chúc anh và công ty tiếp tục thành công!

Trân trọng, XXX

Theo Old Fashioned (Helino)