Kể từ ngày 1/7/2025, Luật Công chứng 2024 và Nghị định 104/2025 hướng dẫn thi hành đã chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều quy định mới quan trọng mà người dân cần nắm rõ.

Đáng chú ý, luật mới sẽ không còn quy định về công chứng bản dịch mà thay vào đó là chứng thực chữ ký người dịch. Bên cạnh đó, nhiều trường hợp đặc biệt sẽ được công chứng viên hỗ trợ ngoài trụ sở.

"Gộp" văn bản thừa kế: Chỉ còn công chứng văn bản phân chia di sản

Trước đây, thủ tục liên quan đến di sản tồn tại hai loại văn bản dễ gây nhầm lẫn là "văn bản thỏa thuận phân chia di sản" và "văn bản khai nhận di sản".

Luật mới đã giải quyết tình trạng này bằng cách quy định thống nhất: tất cả các trường hợp người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc (kể cả trường hợp chỉ có một người thừa kế hoặc không thỏa thuận phân chia di sản đó) đều sẽ thực hiện thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản khi có yêu cầu. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đơn giản hóa quy trình xác định loại văn bản cần lập khi thực hiện các thủ tục về thừa kế.

Mở rộng đáng kể các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân, Luật Công chứng 2024 (Điều 46) và Nghị định 104/2025 (Điều 43) đã bổ sung và quy định rõ ràng hơn các trường hợp công chứng viên có thể thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng:

Trường hợp đặc biệt theo Bộ luật Dân sự: Lập di chúc tại chỗ ở.

Lý do sức khỏe và tình trạng đặc biệt:

- Không thể đi lại được vì lý do sức khỏe.

- Đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế (đây là điểm bổ sung đáng chú ý so với trước đây).

- Đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

Các lý do chính đáng khác (được Chính phủ hướng dẫn chi tiết):

- Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi.

- Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại.

- Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, hoặc người đảm nhận chức trách/công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ.

- Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Có thể thấy, so với trước đây, luật mới đã không chỉ bổ sung các trường hợp cụ thể mà còn làm rõ các tình huống được xác định là "có lý do chính đáng", tránh sự áp dụng tùy nghi.

Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản: Quy định mới bắt buộc

Một điểm thay đổi đột phá và hoàn toàn mới trong Luật Công chứng 2024 (Điều 50) là quy định về việc chụp ảnh. Lần đầu tiên, luật yêu cầu việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng. Tương tự, nếu việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký, công chứng viên cũng phải chụp ảnh khoảnh khắc chứng kiến việc điểm chỉ.

Nghị định 104/2025 hướng dẫn chi tiết các yêu cầu về ảnh chụp:

- Phải nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên.

- Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực.

- Không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh.

- Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; nếu sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Đáng chú ý, việc chụp ảnh là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng. Do đó, nếu người yêu cầu công chứng không đồng ý chụp ảnh, công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.

Bỏ công chứng bản dịch, thay bằng chứng thực chữ ký người dịch

Luật Công chứng 2024 (Điều 18) đã có một sự thay đổi cơ bản trong lĩnh vực bản dịch. Luật mới đã bỏ nội dung công chứng bản dịch ra khỏi phạm vi công chứng. Thay vào đó, công chứng viên sẽ có thêm thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, bên cạnh việc chứng thực bản sao từ bản chính hay chứng thực chữ ký cá nhân.

Điều này có nghĩa là, công chứng viên sẽ không còn chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch mà chỉ xác nhận chữ ký của người dịch là đúng. Người dân có nhu cầu chứng thực chữ ký người dịch có thể thực hiện tại UBND cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.

Theo Chính phủ, việc thay đổi này là do trước đây, quy định bản dịch thuộc phạm vi công chứng chưa đúng bản chất công chứng (thực chất là chứng thực chữ ký người dịch) và chưa phát huy tác dụng thực tiễn.

Luật cũng quy định rằng các bản dịch đã được công chứng trước ngày 1/7/2025 vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng. Trường hợp có nhu cầu sử dụng bản dịch sau thời điểm này, sẽ thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo quy định mới.

Những quy định mới này được kỳ vọng sẽ giúp đơn giản hóa thủ tục, tăng cường tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động công chứng tại Việt Nam.

PV (SHTT)