Những vụ thất lạc hồ sơ cán bộ, bản đồ quy hoạch thời gian qua

Theo quy định về lưu trữ, hồ sơ bổ nhiệm cán bộ đóng dấu mật, tài liệu quy hoạch cũng được bảo quản có thời hạn, nhưng thời gian qua khi xảy ra một số sự việc cần thiết "truy" văn bản thì đơn vị liên quan thông báo "tài liệu đã thất lạc".

Mất hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh

Trong cuộc họp báo thường kỳ tổ chức hồi tháng 8/2017, lần đầu tiên, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Trọng Thừa thông tin về việc hồ sơ gốc bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (năm 2015) bị thất lạc.

Ông Thừa cho biết, cơ quan này nhận được 2 bộ hồ sơ có dấu đỏ đề nghị phê chuẩn chức danh Phó chủ tịch tỉnh Hậu Giang đối với ông Trịnh Xuân Thanh. “Tuy nhiên, hiện Bộ chỉ còn giữ một bản, còn một bản có đóng dấu công văn đến lưu văn thư thì thất lạc", ông Thừa nói.

Sau đó ba tháng, tại cuộc họp báo do Văn phòng Chính phủ tổ chức, Thứ trưởng Nội vụ Nguyễn Duy Thăng tiếp tục nhận được câu hỏi của báo chí về vấn đề trên. Ông cho hay, Ủy ban Kiểm tra Trung ương khi kết luận các việc liên quan đến Trịnh Xuân Thanh đã nêu Bộ Nội vụ xét thấy cần thiết, mời công an vào điều tra vụ thất lạc hồ sơ này.

"Trên cơ sở điều tra của Bộ Công an, tôi nghĩ các cơ quan có thẩm quyền cần kết luận rõ ràng: Mất hồ sơ vì lý do gì? Trong hồ sơ có các tài liệu thành phần, ý kiến trình của cơ quan tham mưu, ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền... Hiện giờ hồ sơ thất lạc nên rất khó đánh giá", ông Thăng nói.

Nửa tháng sau, tại cuộc họp báo quý của Bộ Nội vụ, ông Thăng thông tin chi tiết hơn về sự việc. Đó là vào tháng 6/2016, sau khi bầu cử đại biểu Quốc hội và HĐND các địa phương xong, dư luận nêu việc ông Trịnh Xuân Thanh - Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang đi xe tư nhân gắn biển xanh. Lúc bấy giờ, các cơ quan chức năng đã vào cuộc để làm rõ một số vấn đề liên quan đến ông này.

"Hồ sơ bổ nhiệm ông Trịnh Xuân Thanh do Vụ chính quyền địa phương xử lý. Tại thời điểm tháng 6/2016, tôi không phụ trách Vụ Chính quyền địa phương mà do một lãnh đạo khác của Bộ. Khi có sự việc như trên, tôi đề xuất Bộ trưởng yêu cầu Vụ Chính quyền địa phương báo cáo lại về hồ sơ đó để xem bút tích phê như thế nào, đề xuất về trường hợp này ra sao. Tuy nhiên, Vụ đã báo là không tìm thấy", ông Thăng nói và cho biết Bộ Nội vụ đang đề nghị Bộ Công an điều tra.

Hiện Bộ Nội vụ chưa thông tin với báo giới về kết quả xử lý sự việc trên.

Trước đó tháng 5/2015, ông Trịnh Xuân Thanh từ Vụ trưởng, Ban đổi mới doanh nghiệp Bộ Công Thương được chuyển công tác, bầu bổ sung làm Phó chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang. Ông này đã trải qua nhiều vị trí lãnh đạo ở Tổng công ty Xây lắp dầu khí Việt Nam (PVC), ngành công thương và UBND tỉnh Hậu Giang trước khi bị khởi tố, xét xử theo quy định pháp luật.

Hồ sơ bà Trần Vũ Quỳnh Anh được bàn giao không đúng quy định

Liên quan đến vụ bổ nhiệm thần tốc bà Trần Vũ Quỳnh Anh - nguyên Trưởng phòng quản lý nhà và thị trường bất động sản, Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hoá, quá trình bổ nhiệm bà này được xác định có nhiều sai phạm, nhưng thanh tra gặp khó khăn do hồ sơ công chức của bà không lưu lại cơ quan.

Theo kết luận của UBND tỉnh Thanh Hoá, ngày 20/9/2016, bà Trần Vũ Quỳnh Anh có đơn xin thôi việc tự nguyện. Ba ngày sau, Giám đốc Sở Xây dựng ra quyết định cho bà Quỳnh Anh thôi việc song không báo cáo Sở Nội vụ.

Lý do hồ sơ công chức gốc của bà Quỳnh Anh không còn lưu tại Sở Xây dựng được đưa ra là, ngày 23/9/2016, Chánh văn phòng Sở Xây dựng đã bàn giao cho bà Trần Vũ Quỳnh Anh khi bà nhận quyết định thôi việc. 

“Việc Giám đốc Sở Xây dựng quản lý không chặt chẽ, để Chánh Văn phòng Sở giao hồ sơ công chức cho bà Quỳnh Anh khi thôi việc là không đúng quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức”, kết luận thanh tra của tỉnh Thanh Hóa nêu.

Bà Quỳnh Anh tốt nghiệp cử nhân tin học (hệ tại chức), đầu năm 2011, bà được nhận vào làm hợp đồng tại Trung tâm Kiểm định chất lượng của Sở Xây dựng Thanh Hóa (không qua thi tuyển). Năm 2012, bà Quỳnh Anh được điều về phòng Quản lý nhà và thị trường bất động sản của sở này và đến tháng 4/2015 được bổ nhiệm làm phó trưởng phòng. Chỉ 6 tháng sau, bà Quỳnh Anh được bổ nhiệm làm trưởng phòng...

Bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc

Chuyện "bản đồ thất lạc" làm nóng dư luận suốt tuần qua bắt nguồn từ việc Chánh văn phòng UBND TP HCM Võ Văn Hoan nói trong cuộc họp báo rằng "bản đồ quy hoạch tổng thể Khu đô thị Thủ Thiêm 1/5.000 chưa tìm thấy trong hồ sơ lưu chứ không phải không có, thành phố đang chỉ đạo phải truy tìm bằng được".

Ông Nguyễn Hồng Điệp (Vụ trưởng, Trưởng Ban tiếp dân Trung ương - Thanh tra Chính phủ) lại cho rằng không có chuyện bản đồ bị thất lạc. Ông cũng khuyên UBND TP HCM nên trả lời thẳng thắn với người dân khiếu kiện là "không có bản đồ quy hoạch 1/5.000 khu đô thị Thủ Thiêm" và giải quyết thoả đáng lợi ích, quyền lợi của họ.

Trong khi đó, theo Thứ trưởng Bộ Xây dựng Lê Quang Hùng, quy hoạch Thủ Thiêm có nhiều bản đồ và lâu nay việc triển khai dự án, xác định ranh giới, thu hồi mặt bằng... của khu đô thị Thủ Thiêm đều thực hiện trên quy hoạch chung được phê duyệt năm 2005; điều này được hiểu là quy hoạch năm 1996 về pháp lý đã được thay thế bởi quy hoạch chung năm 2005.

Diễn biến mới nhất, ông Võ Viết Thanh - Phó chủ tịch UBND TP HCM giai đoạn 1992-1995, Chủ tịch TP giai đoạn 1996 đến 2001 và là người trực tiếp báo cáo Thủ tướng Võ Văn Kiệt về quy hoạch dự án Khu đô thị mới Thủ Thiêm cho biết Thủ tướng đã ký Quyết định 367 ngày 4/6/1996 phê duyệt quy hoạch khu đô thị Thủ Thiêm.

Theo ông Thanh, trước khi trình Thủ tướng, TP HCM đã chuẩn bị đồ án rất kỹ trong nhiều năm, làm bản đồ tỷ lệ 1/5.000, tất cả là 13 cái, kèm đồ án để trình Chính phủ...

"Khi tôi trình bày đồ án, nếu Thủ tướng không đồng ý cái gì thì chỉ đạo bằng văn bản, chứ không ký vào bản đồ. Thủ tướng cũng đâu có biểu thành phố làm bản đồ khác để ký riêng. Bây giờ tìm đâu cho ra cái bản đồ kèm Quyết định 367 mà trả lời ấp úng với người dân", ông Thanh nói và cho rằng do cán bộ thành phố không hiểu quy trình hành chính thời đó, hoặc không thông thạo thủ tục, nên nói không chính xác, gây hiểu lầm trong dư luận.

Như vậy, xung quanh câu chuyện bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc đang có nhiều ý kiến khác nhau và chưa có kết luận cuối cùng

Hồ sơ, tài liệu tại cơ quan Nhà nước được lưu trữ như thế nào?

Về các sự việc trên, một nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ, từng phụ trách lĩnh vực văn thư, lưu trữ cho hay, theo quy định năm 2012 về chế độ báo cáo và quản lý hồ sơ công chức thì loại tài liệu này được quản lý theo chế độ tài liệu mật. Khi người có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng văn bản, hồ sơ cán bộ công chức mới được nghiên cứu, sử dụng và khai thác.

Việc bảo quản hồ sơ công chức cũng được quy định rõ về điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, gồm tủ, két (bảo quản tài liệu mật, tối mật, tuyệt mật) giá, kệ, bàn ghế, máy điều hòa, máy hút ẩm, máy hút bụi,... để bảo đảm các tài liệu này được lưu giữ lâu dài.

Định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc đột xuất, cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản. Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.

Ngày 30/1 hàng năm, các đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm báo cáo công tác quản lý hồ sơ với người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền. Tiếp đó, ngày 15/2, các bộ, ngành, tỉnh báo cáo nội dung này về Bộ Nội vụ để Bộ tổng hợp báo cáo Thủ tướng.

"Hồ sơ bổ nhiệm của Trịnh Xuân Thanh là hồ sơ nhân sự, được lưu trữ theo chế độ bảo mật, thời gian có thể lên đến 70 năm. Với những quy định chặt chẽ nói trên thì không dễ dàng bị mất hay thất lạc. Vì vậy, phải xác định những người có liên quan, nếu không tìm được thì phải xử lý theo quy định của pháp luật", vị nguyên lãnh đạo Bộ Nội vụ cho biết.

Ngoài ra, theo ông, việc Sở Xây dựng tỉnh Thanh Hóa giải trình hồ sơ của cô Trần Vũ Quỳnh Anh đã được trả lại cho cô này khi nghỉ việc là sai quy định, phải xem xét xử lý.

Về tài liệu quy hoạch Thủ Thiêm, vị này cho rằng, đây là tài liệu bảo quản có thời hạn, lưu trữ ở cơ quan. Khi hết thời hạn bảo quản thì tài liệu này sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá trị để quyết định tiếp tục giữ lại để bảo quản hay loại ra tiêu huỷ. Tuy nhiên, việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

"Muốn hủy tài liệu hết giá trị phải có quyết định thành lập Hội đồng, lên danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; văn bản đề nghị thẩm định, văn bản cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền...", ông nói và cho biết hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị cũng phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Vì vậy, theo ông, nếu nói bản đồ quy hoạch Thủ Thiêm bị thất lạc thì phải truy người có trách nhiệm; nói bản đồ này đã được thay thế bằng bản đồ năm 2005 như Thứ trưởng Xây dựng cũng phải có các văn bản, quyết định chứng minh. 

"Bản đồ này còn hay mất, hay đã được tiêu hủy, cần phải làm rõ", ông nêu quan điểm.