Hộ kinh doanh phải lưu trữ sổ sách kế toán trong bao lâu?

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư 152 hướng dẫn chế độ kế toán mới cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, thay thế Thông tư 88 trước đây. Quy định mới sẽ có hiệu lực từ ngày 1/1/2026 và áp dụng thống nhất trên toàn quốc.

Theo đó, người đại diện hộ kinh doanh tự ghi chép sổ sách kế toán hoặc có thể bố trí người làm kế toán, thuê dịch vụ kế toán. Các thành viên trong gia đình như cha mẹ, vợ chồng, con ruột, con nuôi, anh chị em ruột hay người trực tiếp quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ vẫn có thể kiêm nhiệm công việc kế toán nếu phù hợp.

Hộ kinh doanh được quyền lựa chọn lưu trữ sổ sách và tài liệu kế toán dưới dạng điện tử hoặc bản giấy. Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 5 năm. Riêng hóa đơn sẽ tuân thủ thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật thuế.

Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế hỗ trợ xác định số thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và các loại thuế khác, hộ kinh doanh vẫn phải ghi chép và đối chiếu số liệu trên sổ kế toán theo mẫu quy định tại Thông tư 152.

Hộ kinh doanh không thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng và không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, tức doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống, sẽ sử dụng sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ theo mẫu S1a HKD để ghi chép. Trường hợp nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thì áp dụng mẫu S2a HKD. Nếu vừa tính thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu vừa tính thuế thu nhập cá nhân trên thu nhập tính thuế thì hộ kinh doanh phải sử dụng đầy đủ các loại sổ theo danh mục quy định.

Với các hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế khác như thuế xuất khẩu, nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường hay sử dụng đất, hộ kinh doanh phải mở thêm sổ theo dõi nghĩa vụ thuế mẫu S3a HKD.

Ngoài hệ thống sổ được hướng dẫn, hộ kinh doanh có quyền bổ sung hoặc điều chỉnh biểu mẫu sổ kế toán để phù hợp thực tế, miễn đảm bảo phản ánh trung thực số liệu và phục vụ việc quản lý thuế.

Việc ban hành Thông tư 152 được đánh giá là bước hoàn thiện khung pháp lý về kế toán đối với hộ kinh doanh, góp phần minh bạch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế, đồng thời tạo điều kiện để hộ kinh doanh quản trị hoạt động hiệu quả hơn.