Nộp photo sổ đỏ để làm sạch dữ liệu đất đai: Cái khó của lãnh đạo xã, phường

Chính phủ đặt mục tiêu đến năm 2026, 100% cơ sở dữ liệu quốc gia, trong đó có cơ sở dữ liệu đất đai, phải được rà soát, chuẩn hóa, bảo đảm khả năng kết nối, chia sẻ, tích hợp phục vụ điều hành, cải cách thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công trực tuyến.

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà là nền tảng để chính quyền các cấp phục vụ người dân nhanh hơn, minh bạch hơn. Dữ liệu đầy đủ, chính xác giúp cấp xã - đơn vị gần dân nhất - có thể xử lý thủ tục hành chính ngay tại địa bàn, giảm khâu trung gian, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Câu chuyện nhiều người dân băn khoăn: “Khi thông tin về đất đai, nhân thân, căn cước đã có đủ trong hệ thống, vì sao vẫn phải nộp photo sổ đỏ khi làm thủ tục?” được lý giải từ câu trả lời của chính các xã, phường.

Xã không nắm đầy đủ hồ sơ địa chính trước đây 

Tại Hà Nội, chiến dịch “90 ngày làm sạch dữ liệu đất đai” đang được triển khai từ ngày 1/9 đến 30/11/2025. Toàn bộ các thửa đất sẽ được rà soát, chuẩn hóa và gắn mã định danh thống nhất, đảm bảo khớp nối với thông tin nhân khẩu, hộ gia đình và tài sản.

Đại diện UBND xã Yên Bài (Hà Nội), cho biết, xã đã thành lập tổ công tác và hướng dẫn đến từng thôn. Tuy nhiên, quá trình thực hiện gặp không ít khó khăn.

“Những hồ sơ địa chính trước đây xã không nắm đầy đủ. Việc mua bán, chuyển nhượng lại được thực hiện tại chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai – thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (cũ) – nên xã không được cập nhật dữ liệu biến động. Có những thửa đất đã chuyển nhượng nhưng UBND xã hoàn toàn không biết”, vị đại diện xã Yên Bài chia sẻ.

Không chỉ thiếu dữ liệu, nhiều xã vùng núi còn chưa có bản đồ địa chính được cập nhật thường xuyên, khiến công tác quản lý càng thêm khó khăn. Khi người dân làm thủ tục cấp mới hoặc chuyển mục đích sử dụng đất, UBND xã phải gửi hồ sơ lên Văn phòng đăng ký đất đai để đo đạc, xác nhận rồi chờ phản hồi mới có thể tiếp tục xử lý.

“Ngay cả bản đồ dữ liệu đất đai của Hà Nội cũng chỉ cấp cho Văn phòng đăng ký đất đai, cấp xã chưa được cập nhật. Thủ tục vì thế bị kéo dài”, vị này nói.

Lãnh đạo phòng Kinh tế của một xã ở Hà Nội cho biết, xã là cấp gần dân nhất, đáng lẽ phải được xử lý các thủ tục như tách thửa, cập nhật biến động. Nhưng hiện nay, xã vẫn phải gửi hồ sơ lên Văn phòng đăng ký đất đai.

Theo vị lãnh đạo này, chuyển chức năng của Văn phòng đăng ký đất đai về xã sẽ giúp giải quyết triệt để tình trạng “ngắt mạch dữ liệu”. Người dân chỉ cần đến xã là có thể hoàn tất thủ tục từ tách thửa, chuyển nhượng đến cấp mới nhanh chóng, thuận lợi.

“Hiện nay, cấp xã vừa phải chịu trách nhiệm quản lý, vừa không có dữ liệu. Thậm chí, khi xảy ra tranh chấp, xã phải xử lý nhưng lại không có hồ sơ cập nhật để đối chiếu", vị này nhấn mạnh.

Cần cơ chế chia sẻ dữ liệu thống nhất

Khi chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp, mục tiêu là giảm thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân, tuy nhiên, nếu cơ sở dữ liệu đất đai không được liên thông, mọi nỗ lực số hóa có thể vẫn bị “nghẽn” ở khâu thực thi.

Nhiều người dân vẫn đặt câu hỏi rằng tại sao cơ quan quản lý không chọn phương thức số hóa để làm sạch dữ liệu đất đai như chuyển dữ liệu sổ đỏ của người dân đến chính quyền qua các nền tảng OTT hoặc tự cập nhật trên các ứng dụng quản lý đất đai của địa phương mà chọn phương thức yêu cầu người dân nộp bản photo sổ đỏ như hiện nay sẽ gây mất thời gian và phiền hà.

Trả lời VietNamNet về vấn đề này, ông Mai Văn Phấn, Phó Cục trưởng Cục Quản lý đất đai (Bộ Nông nghiệp và Môi trường) cho biết nguyên nhân chính nằm ở quá trình hình thành dữ liệu phân tán qua nhiều thời kỳ. 

Thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất qua các thời kỳ cũng có những quy định khác nhau. Ví dụ như theo quy định của Luật Đất đai áp dụng qua các năm, có nơi chỉ ghi tên người có quyền sử dụng đất, không có số chứng minh nhân dân, có nơi chỉ ghi tên chủ hộ. Cũng có thời kỳ, sổ đỏ ghi tên chủ hộ và chứng minh nhân dân 9 số, 10 số, 12 số và bây giờ là căn cước công dân.

Thêm vào đó có trường hợp người dân trao đổi mua bán qua tay mà chưa làm thủ tục sang tên nên thông tin về người sử dụng đất và người đứng tên trong giấy tờ đất không đồng nhất. Ngoài ra, cũng có một số nguyên nhân như hồ sơ lưu trữ ở cơ quan nhà nước khi cấp giấy không đảm bảo hoặc thiên tai lũ lụt làm hư hại, mất mát giấy tờ…  

Để dữ liệu đất đai "Đúng - Đủ - Sạch - Sống" cần có sự hợp tác giữa nhà nước và người dân để kiểm chứng đối soát.  Người dân chỉ cần cung cấp bản sao giấy chứng nhận và căn cước công dân khi được tổ công tác yêu cầu, không cần công chứng.