Vai trò của quy tắc ứng xử trong một tổ chức

aA

Việc xây dựng và áp dụng bộ quy tắc ứng xử tại mỗi đơn vị, tổ chức rất được coi trọng tại các nước trên thế giới trong đó có Việt Nam nhằm mục đích điều chỉnh các hành vi ứng xử cá nhân nhằm phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức và cộng đồng.

Đối với một tổ chức, quy tắc ứng xử được coi là một công cụ quản lý, một bộ tiêu chí, chuẩn mực về hành vi và cách ứng xử của các thành viên mà tổ chức đó mong muốn. Quy tắc ứng xử giúp doanh nghiệp hướng tới xây dựng được môi trường văn hóa của mình, tạo nên sự khác biệt và đảm bảo cho phát triển bền vững của tổ chức. Nhìn chung, quy tắc ứng xử có các vai trò như sau đối với một tổ chức.

Thứ nhất, quy tắc ứng xử bao gồm các quy định nhằm điều chỉnh các hành vi ứng xử, là thái độ, là hành động của cá nhân trong mối quan hệ với các chủ thể khác ở bên trong và ngoài tổ chức. Đây thực chất là các hành vi ứng xử được tổ chức mong đợi (expected conduct) đạt được trong tương lai và theo kế hoạch của mình. Ngoài ra, các hành vi ứng xử này cũng là các hành vi được chấp nhận (accepted conduct) bởi tổ chức, quy định pháp luật, bởi chính các cá nhân hoặc các yếu tố khác. Nói cách khác, các hành vi ứng xử mong đợi hoặc được chấp nhận chính là một phần của văn hóa mà tổ chức đó đang hướng tới.

Ảnh minh họa - Nguồn Internet

Ví dụ, Tổng công ty cổ phần bảo hiểm bưu điệnPTI xây dựng bộ quy tắc ứng xử nhằm « đảm bảo sự thống nhất, chuẩn mực trong giao tiếp và giải quyết công việc giúp hình thành nên tập quán và truyền thống của PTI » và các nét văn hóa và truyền thống mong đợi đó chính là sự gắn bó giữa các thành viên, sự trung thành với tổ chức, tính chuyên môn, tinh thần đồng đội, khả năng thay đổi để hội nhập cao, và nhiều nét văn hóa khác. Như vậy, hành vi ứng xử mà chúng ta nói ở đây sẽ là các hành vi ứng xử mang tính văn hóa, văn minh, và được thừa nhận trong phạm vi rộng lớn hơn là mong muốn của chủ thể xây dựng lên bộ quy tắc ứng xử.

Thứ hai, quy tắc ứng xử mang tính quy phạm, chuẩn mực, và có tính áp đặt đối với các đối tượng trong phạm vi điều chỉnh. Trong phạm vi một tổ chức, quy tắc ứng xử được thể hiện dưới dạng các quy định, quy chế áp dụng cho các nhân viên tại tổ chức đó. Các quy định này sẽ trở thành kim chỉ nam định hướng cho việc thực hiện xây dựng bộ quy tắc tại đơn vị nếu có. Các quy định này thường mang tính ổn định và khó thay đổi trong thời gian ngắn nên rất dễ bị lạc hậu và không theo kịp với các thay đổi hành vi ứng xử trong thực tế. Chính vì vậy, các quy định cần đảm bảo tính định hướng và cho phép các đơn vị trong phạm vi điều chỉnh có khả năng phát triển các quy tắc ứng xử riêng và đảm bảo sự tương thích giữa chúng.

Thứ ba, bộ quy tắc ứng xử có thể được coi như một công cụ hoặc phương tiện quản lý các hành vi ứng xử trong một tổ chức và chính vì vậy việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử chất lượng và hiệu quả cũng chính là một trong những nhiệm vụ của các nhà quản lý nhằm giúp họ điều hành tốt hoạt động tổ chức và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Đối với các tổ chức, việc áp dụng các quy tắc ứng xử hiệu quả có thể giúp họ tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, gây dựng được hình ảnh, thương hiệu tốt, đạt được hiệu quả kinh doanh nhờ vào hành vi và hành động chuẩn mực, có văn hóa và chuyên nghiệp trong công việc, trong giao tiếp, và trong quan hệ xã hội. Nói tóm lại, quy tắc ứng xử có thể hỗ trợ doanh nghiệp phát triển các năng lực cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững của mình.

Thứ tư, quy tắc ứng xử hoàn toàn có thể giúp nâng cao sự hài lòng với công việc, lòng trung thành, sự cố gắng, sự tự hào, động cơ làm việc của họ. Bởi xét cho cùng, mỗi cá nhân đều có những mong muốn và nhu cầu làm việc trong một môi trường làm việc văn hóa mà ở đó họ tôn trọng, được đối xử công bằng, được trao quyền, và được đánh giá đúng năng lực. Và mặt khác, quy tắc ứng xử có thể được sử dụng làm các tiêu chí đánh giá kết quả, phạt và khen thưởng bởi về mặt bản chất, các quy tắc ứng xử chính là những thỏa thuận được cam kết giữa các chủ thể liên qua, ít nhất là giữa ban lãnh đạo và các nhân viên trong một tổ chức.

Thứ năm, quy tắc ứng xử giúp trả lời cho các câu hỏi « Như thế nào ? Làm thế nào ? ». Tức là làm thế nào để đạt được các hành vi ứng xử mong đợi, hay nói cách khác làm thế nào để một chủ thể thực hiện các hành vi ứng xử của mình. Trong các mối quan hệ chẳng hạn, quy tắc ứng xử hướng dẫn cho cá nhân các hành vi và tình huống nên và không nên làm giữa họ với đồng nghiệp, đối tác làm ăn, và ngay cả với cấp trên của họ, thậm chí ngay cả cách giải quyết các tình huống nêu trên.

Thứ sáu, quy tắc ứng xử không chỉ điều chỉnh các hành vi trong nội bộ mà cả các hành vi ứng xử đối với bên ngoài của tổ chức. Các yếu tố bên ngoài nói đến ở đây là những ý thức, mối quan tâm, trách nhiệm của tổ chức đối với cộng đồng và xã hội.

Các yếu tố này liên quan chặt chẽ đến hai khái niệm cơ bản là đạo đức nghề nghiệp, đạo đức kinh doanh và trách nhiệm xã hội. Đạo đức là các nguyên tắc và giá trị đạo đức điều chỉnh hành của của một cá nhân hoặc nhóm theo các quan điểm đúng và sai.

Một vấn đề đạo đức xuất hiện trong mọi tình huống khi các hành động của một cá nhân hoặc tổ chức có thể làm tổn hại hoặc mang lại lợi ích cho những người khác.

Như vậy đạo đức chính là các lựa chọn trong hành động của cá nhân và các hành động này được điều chỉnh theo 03 (ba) loại quy định : Quy định luật hóa tức là các tiêu chuẩn pháp lý ; Quy định đạo đức hay tiêu chuẩn xã hội ; và tự do lựa chọn hay theo tiêu chuẩn cá nhân ; và quy tắc ứng xử sẽ giúp điều chỉnh các lựa chọn hành động của cá nhân hay tổ chức cho phù hợp với các mục tiêu văn hóa và nhân văn.

Với cùng một cách nhìn, trách nhiệm xã hội là khái niệm thứ hai cần tính tới trong việc xây dựng quy tắc ứng xử, đó là việc điều chỉnh các hành vi thái độ đối với môi trường, an toàn thực phẩm, an toàn tính mạng, và các hỗ trợ khác...Đây cũng chính là thông điệp của tổ chức đối với bên ngoài, thể hiện những cam kết, đóng góp phát triển cùng cộng đồng và cho các mục tiêu phát triển tốt đẹp của xã hội. Có một thực tế trong nhận thức của các tổ chức quốc tế và nước ngoài là đạo đức kinh doanh và trách nhiệm xã hội là hai căn cứ không thể thiếu trong hoạch định và tầm nhìn chiến lược của họ. Đây là một trong các yếu tố then chốt cho phát triển bền vững của một tổ chức và họ đang hướng tới mặc dù rằng những lợi ích đem lại có thể không tức thì thậm chí khó nhận thấy trong quá trình phát triển của mình.

TS. Mai Anh - Khoa Quốc tế, Đại Học Quốc Gia Hà Nội

PV